En nulägesanalys fyller ett större syfte än vad namnet avslöjar. En nulägesanalys kan ge insikter om var ert företag befinner sig idag, vilka konkurrenter som finns på marknaden och hur era kunder tänker och agerar. Analysen bör även lista vilka styrkor och svagheter som er verksamhet har, samt hur de kan adresseras – allt för att ge underlag för bättre strategiska beslut. I denna artikel listar vi fem enkla steg för hur ni kommer igång och utför en tillförlitlig och effektiv nulägesanalys.
Varför bör ni utföra en nulägesanalys?
Att driva en verksamhet framåt på ett strategiskt sätt har blivit allt viktigare med en digitaliserad och global marknad. Det strategiska perspektivet behövs för att kunna navigera i en odefinierad och disruptiv värld. En nulägesanalys ger företag och organisationer en tydlig bild över vilka förutsättningar som finns för verksamheten, som sedan bör leda till konkreta strategiska beslut.
Det kan finnas olika frågeställningar som kan ingå i en nulägesanalys. Om analysen har ett marknadsfokus, kan analysen klarlägga vilka internationella marknader som har ett tydligt behov av de specifika produkter och tjänster som erbjuds. Om analysen fokuserar på att utvärdera konkurrenter, kan olika benchmarks driva till konkreta beslut kring verksamhetens egna aktiviteter.
Oavsett vilken frågeställning som vävs in i en nulägesanalys, kan processen för att genomföra en nulägesanalys struktureras på ett standardiserat sätt. Nedan följer en beskrivning av hur vi på Kunskapspartner arbetar med nulägesanalyser – en process som både fungerar väl i våra kundprojekt, och för oss själva. Arbetsprocessen består av fem steg, och varje steg listar även specifika frågor som bör besvaras.
1. Inled med ett uppstartsmöte
Inledningsvis bör ni anordna ett uppstartsmöte där alla inblandade parter för analysen medverkar. Det kan röra sig om marknad och säljteamet, eller affärsutvecklare inom verksamheten. De som medverkar i analysen, bör ha någon form av kundkontakt så att kundperspektivet kan vävas in i arbetet. Detta uppstartsmöte lägger grunden för att nulägesanalysen ska uppfylla ett tydligt syfte. Frågor som kan diskuteras under mötet är bland andra:
- Vad är målet med analysen?
- Hur ser vi till att målet uppfylls?
- Vilka frågeställningar ska ingå i analysen?
- Vilka avgränsningar ska vi förhålla oss till?
- När ska analysen vara färdigställd?
- Hur många resurser ska läggas på analysen?
- Vem ansvarar för vilken del?
Genom att grundligt besvara dessa frågor säkerställs att analysen och arbetsprocessen får ett tydligt ramverk, där alla parter följer samma linje.
2. Definiera hur informationsinsamlingen ska gå till
Beroende på om målet med analysen är att undersöka den egna organisationen, marknaden, konkurrenter eller andra aspekter, så kan informationsinsamlingen ske på olika sätt. Vi brukar dela in detta steg i tre konkreta källor: interna källor, externa källor och digitala hjälpmedel.
Interna källor för informationsinsamling
Ifall ni ska analysera den egna organisationen, använd er av interna resurser. Intervjua kollegor, gör interna utredningar och lyssna in på era medarbetare. Att uppmärksamma de anställda som ser det dagliga arbetet från ett annat perspektiv, kan ge djupa insikter i hur verksamheten faktiskt fungerar. Det kan även motivera medarbetarna till eventuella framtida förändringsarbeten om de får chans att känna delaktighet i processen.
Externa källor för informationsinsamling
Det finns många sätt att samla in information från externa källor. Allt från google, till linkedin och youtube, eller olika statliga rapporter som bidrar till en bredare informationsinsamling. De externa källorna kan såväl vara fantastiska resurser, som svårnavigerade labyrinter som leder in till fler utmaningar. Därmed är avgränsningarna vid uppstartsmötet en viktig aspekt för att inte gå vilse i informationsinsamlingen.
Digitala källor som hjälpmedel vid informationsinsamling
De digitala källorna har en gemensam startpunkt, och det är de olika sökmotorerna. Google är den absolut ledande sökmotorn i sammanhanget och för att inte fastna i nya spår så kommer listan nedan kunna leda er rätt i labyrinten.
- Identifiera vilken typ av information ni söker: ringa in specifika områden.
- Identifiera specifika nyckelord ni vill söka efter inom specifika områden.
- Använd Google trends för att se historik över sökningar som finns på sökmotorn. Google trends är användbart för att förstå intressen och trender för specifika sökningar av produkter eller tjänster.
- Använd Google för att söka efter konkurrenter. Där kan ni leta er vidare för att få information om prissättning, produkter, tjänster, och deras way-of-working.
- Använd Google för att hitta tjänster som ger information om konkurrenternas nyckeltal, till exempel allabolag.se.
3. Var kritisk, ärlig och låt insamlingen av data ta tid
De olika källorna kan leda till en del information och kunskap som kan argumentera för olika riktningar i arbetet. Med digitaliseringen och informationssamhället som vi befinner oss i, kan ni stöta på en del osanning och subjektiva källor. Därför är det viktigt att vara källkritisk och hitta information från många opartiska källor. Det gäller även de interna “sanningarna” som uppdagas inom verksamheten. Påståenden som bygger på “så här har vi alltid gjort” eller “alla vet att X är bättre än Y” är typiska fallgropar som ni bör undvika. I arbetet att söka objektiv och konkret fakta, kan ni även samla in både kvantitativ och kvalitativ data. Detta steg bör ta sin tid för att säkra en bred informationsinsamling.
En naturlig följdfråga: Hur kan ni säkra en bred informationsinsamling?
Informationen som ni behöver till er analys finns med all säkerhet tillgänglig i er närvärld. Den stora frågan är hur ni når den? Fundera på vem som besitter kunskapen ni eftersöker: är det kunder, medarbetare, konkurrenter, en myndighet, intressenter eller en expert?
När ni har klarlagt vem som besitter kunskapen är nästa steg att samla in kunskapen där. Det kan förslagsvis göras via enkäter och mejlkonversationer. Detta kan verka tidskrävande och utmanande. Kom ihåg att nulägesanalysen ska vara välgjord, med positiva, långsiktiga och hållbara insikter som ska leda till konkreta strategiska beslut. Lita på processen och låt det ta sin tid.
Utforska olika analyser
Fatta strategiska beslut baserade på fakta
Behöver du djupare insikter i din marknad, konkurrens eller kundbeteenden? Med en analys får du detaljerade och handlingsbara insikter, som kan förbättra strategisk planering och beslutsfattande. Oavsett om du söker en marknads-, konkurrent-, omvärlds-, eller kundanalys, har vi de verktyg och den expertis som krävs för att ge dig den kunskap du behöver för att lyckas.
4. Boka in tid för uppföljningsmöten under analysen
När analysen börjar ta form är det viktigt att ha uppföljningsmöten med de inblandade parterna för att säkerställa riktningen på nulägesanalysen och att de frågeställningar som formulerades vid uppstarten kan besvaras.
Beroende på hur utförlig och lång processen är, kan flera uppföljningsmöten krävas. En bra tumregel kan vara att ha ett kort möte i veckan, där följande frågeställningar bör besvaras:
- Vad genomfördes föregående vecka?
- Vad ska genomföras denna vecka?
- Har ni stött på något hinder?
- Behöver ni stöttning i någon del av arbetet?
- Finns det någon ny infallsvinkel/frågeställning som bör ingå i analysen?
- Finns det någon frågeställning som inte längre är relevant.
Under datainsamlingsfasen kan ni få nya insikter från marknaden, kunderna eller konkurrenterna, vilket även kan leda till förändringar i arbetet. Även om det inte är optimalt med alltför stora ändringar under arbetets gång, ska ni inte vara rädda för nya beslut och att göra det som krävs för att ta fram en god nulägesanalys.
5. Slutmöte och slutrapportering
Grattis, nu har ni kommit till slutfasen i arbetet. Det är dags att hålla ett slutmöte där ni går igenom datan som samlats in, och vilka konkreta rekommendationer som kan presenteras. Med hjälp av nulägesanalysen har ni nyvunnen förståelse för hur och varför kunden, konkurrenterna eller marknaden ser ut som den gör. Det är information som direkt kan nyttjas i den dagliga verksamheten.
Värdet i en nulägesanalys ligger i de faktabaserade strategiska beslut som kan fattas för framtiden. Med hjälp av er förståelse för nuläget sätter ni upp nya mål och riktlinjer för att styra er verksamhet mot en ljusare framtid.
Extra tips:
I samband med slutmötet bokar ni ett uppföljningsmöte 1-2 månader senare för att granska hur verksamheten jobbar mot de uppsatta målen samt för att se om fler förändringar krävs för att nå dit ni vill. Denna typ av arbete bäddar för hållbar förändring.
Behöver ni hjälp och ett externt perspektiv för er nulägesanalys?
På Kunskapspartner erbjuder vi nulägesanalyser med fokus på tillväxt. Våra nulägesanalyser lämpar sig för företag som är i behov av strategisk vägledning. Vi erbjuder analyser som ger välgrundade och givande resultat, och ni kan även välja vilken omfattning som analysen ska ha. Oavsett om ni vet vad ni behöver hjälp med, eller känner er osäkra, så kan ni kontakta oss för mer information, så ska vi se till att vägleda er på bästa sätt.
