Vad har processorganisation med stenåldern att göra? Mer än vad du tror.
Genom att titta på hur människor samarbetade på stenåldern kan du förstå varför processorganisation är en bra lösning idag. I denna artikel utforskar vi varför! Upptäck hur effektiv processorganisation kan förbättra arbetsflöden och skapa värde för kunder. Läs mer om nycklarna till framgångsrika verksamheter.
Prägel från stenåldern
Mer än vad du tror. Genom att titta på hur människor samarbetade på stenåldern kan du förstå varför processorganisation är en bra lösning idag.
På stenålder brukade vi jorden. Av nödvändighet behövde människor då samarbeta i större grupper för att få allt gjort. Begreppet ”gård” uppstod och betydde en fast punkt i tillvaron där boskap kunde hållas och omkringliggande land brukas. Överskott kunde lagras och gården gav skydd åt människor och djur.
Gården är, med modern terminologi, ett företag. På gården arbetade 15-30 personer tillsammans. Ibland färre, ibland fler. De samarbetade, löste problem och fattade beslut – men hur såg egentligen uppdelningen ut? Fanns det på gården en marknadschef, en produktionschef och en ekonomichef? Fanns det avdelningar som människor arbetade i? Fanns produktionsavdelningen, den administrativa avdelningen och försäljningsavdelningen? Det är absurt att tänka sig.
Det som däremot fanns var de personer som var bättre på vissa uppgifter och i kraft av detta kapabla att fatta beslut inom det området. Gårdens ägare var den ytterst ansvariga och den som fick fatta beslut då oenighet eller rådvillhet uppstod. I övrigt klarade sig gården utan avdelningar och avdelningschefer, trots att där fanns en samling arbetsuppgifter som skulle lösas. De flesta uppgifterna var repetitiva; matlagning och tvättning med hög frekvens, så och bärga hö med årlig frekvens och byggande av nya hus med ännu längre mellanrum.
Gården hade en implicit struktur som möjliggjorde effektiv uppgiftsfördelning och beslutsfattande. Denna struktur, även om den inte var formellt definierad, var avgörande för att säkerställa att alla visste sina roller och ansvar, vilket ledde till en smidig och produktiv verksamhet.
Arbeta med strukturer, processer och kultur
Stärk din organisation från grunden
Känner du att ni har fastnat? Med organisationsutveckling får du skräddarsydda lösningar för att förbättra struktur, processer och kultur. Resultatet? En robust organisation som är redo för både nuvarande och framtida utmaningar.
Introduktion till processorganisation
En processorganisation är en organisationsstruktur som syftar till att effektivisera processer inom ett företag eller organisation. Istället för att dela upp arbetet i traditionella avdelningar, fokuserar en processorganisation på att förbättra och strömlinjeforma sina processer för att uppnå sina mål. Detta innebär att organisationen är indelad i olika processer, där varje process har ett tydligt mål och ansvar.
Till exempel kan en processorganisation ha en specifik process för kundservice, en annan för produktutveckling och ytterligare en för försäljning. Varje process är utformad för att vara så effektiv som möjligt, med tydliga ansvarsområden och mål. Genom att fokusera på processerna kan företaget säkerställa att alla aktiviteter är samordnade och att resurserna används på bästa sätt. Detta leder till en mer flexibel och anpassningsbar organisation som kan reagera snabbt på förändringar i marknaden.
Processorganisation – ett naturligt sätt att samarbeta
Numera kallar vi uppgifter som sker på samma sätt vid upprepade tillfällen för processer. Fram till industrialismens början var processorganisation det naturliga sättet att samarbeta. När det var dags att skörda fick alla hjälpa till oberoende av vilka uppgifter som vanligtvis utfördes. Alla hjälptes åt så som däggdjur i flock vanligtvis gör.
Det här sättet att samarbeta slutade att fungera när folk flyttade in i städer i och med industrialiseringen. Kompetensutveckling som tidigare skötts i ett naturligt och informellt lärlingssystem, ofta baserat på vad dina föräldrar var duktiga på, fungerade inte längre. De allra flesta var outbildade, illitterata och utan kompetens för att förstå de arbetsuppgifter som industrialismen bar med sig.
En man vid namn Frederick Winslow Taylor såg dilemmat och publicerade 1911 sina idéer om Scientific Management (även kallat Taylorism), vilket bygger på två grunder:
-
- Folk är outbildade och inkompetenta i förhållande till arbete i industrin
-
- Det är kostsamt att sprida information
Lösningen var att de som var klokast fick bli chefer i företaget och fatta beslut samt informera sina närmast underställda om vad som skulle göras. Chefens underställda fick i sin tur informera sina underställda och så fortsatte det ned till lägsta nivån.
Processorienterade organisationer och processerna effektivast idag
Idag har vi välutbildad arbetskraft. De allra flesta i världen förstår lika mycket om företagande som cheferna gjorde för 100 år sedan och är betydligt bättre utbildade. Dessutom är informationsspridning i princip gratis. Ändå envisas de flesta organisationer med chefer i en avdelningsstruktur. Den modellen var den effektivaste för 100 år sedan. Från idag och framåt kommer däremot processorienterade organisationer vara svaret på frågan: Hur arbetar vi bäst tillsammans i detta företag? En väl definierad struktur är avgörande för att möjliggöra effektiva processer och hög kvalitet i arbetet.
Processorganisation påminner mycket om hur arbetet samordnades på gårdar, det naturliga sättet att samarbeta människor emellan, utan att låta avdelningsgränser försvåra samarbetet. För att se framtiden, rent arbetsorganisatoriskt, ska vi alltså inte se 100 år bakåt i tiden utan 1000 år tillbaka i tiden.
Idag har vi välutbildad arbetskraft. De allra flesta i världen förstår lika mycket om företagande som cheferna gjorde för 100 år sedan och är betydligt bättre utbildade. Dessutom är informationsspridning i princip gratis. Ändå envisas de flesta organisationer med chefer i en avdelningsstruktur. Den modellen var den effektivaste för 100 år sedan. Från idag och framåt kommer däremot processorienterade organisationer vara svaret på frågan: Hur arbetar vi bäst tillsammans i detta företag?
Processorganisation påminner mycket om hur arbetet samordnades på gårdar, det naturliga sättet att samarbeta människor emellan, utan att låta avdelningsgränser försvåra samarbetet. För att se framtiden, rent arbetsorganisatoriskt, ska vi alltså inte se 100 år bakåt i tiden utan 1000 år tillbaka i tiden.
Processägarens roll och ansvar
Processägarens roll och ansvar är avgörande för att en processorganisation ska fungera effektivt. Processägaren är den person som har det övergripande ansvaret för en specifik process inom organisationen. Detta innebär att processägaren ska se till att processen är väldefinierad, har ett tydligt mål och är effektiv i sitt utförande.
En processägare måste också säkerställa att processen är flexibel och kan anpassas till förändringar i organisationen eller marknaden. Till exempel, om marknadsförhållandena förändras, ska processägaren kunna justera processen för att möta de nya kraven. Detta kräver en djup förståelse för både processen och organisationens övergripande mål. Genom att ha en dedikerad processägare kan företaget säkerställa att varje process är optimerad och att alla medarbetare vet vad som förväntas av dem.
Utmaningar och konflikter
En processorganisation kan möta olika utmaningar och konflikter. En av de största utmaningarna är att få alla medarbetare att förstå och acceptera den nya organisationsstrukturen. Förändringar kan ofta mötas med motstånd, särskilt om de innebär att medarbetare måste ändra sina arbetsmetoder eller ta på sig nya ansvarsområden.
Det kan också uppstå konflikter mellan olika processer eller avdelningar. Till exempel kan det finnas konkurrens om resurser eller oenighet om prioriteringar. Dessa konflikter kan påverka organisationens effektivitet och måste hanteras noggrant. En annan utmaning är att mäta och utvärdera processernas effektivitet. Det kräver tydliga mål och indikatorer för att kunna bedöma om en process fungerar som den ska och om den bidrar till organisationens övergripande mål.
Framtidens organisation
Framtidens organisation kommer sannolikt att vara mer processorienterad och flexibel. Med hjälp av digitala verktyg och teknologier kommer organisationer att kunna automatisera och effektivisera sina processer ännu mer. Detta innebär att många repetitiva och tidskrävande uppgifter kan hanteras av teknologin, vilket frigör tid och resurser för mer strategiska aktiviteter.
Dessutom kommer organisationer att behöva vara mer anpassningsbara och flexibla för att kunna hantera snabba förändringar i marknaden och samhället. En processorienterad organisation är bättre rustad för att möta dessa utmaningar, eftersom den kan justera sina processer snabbt och effektivt. Genom att fokusera på processerna kan framtidens organisationer bli mer dynamiska och konkurrenskraftiga, redo att möta de krav och möjligheter som framtiden bär med sig.
Vill du arbeta med processer?
På Kunskapspartner arbetar vi med strategisk affärsutveckling och har hjälpt flera hundra företag att förbättra sina strategier och processer. Är du intresserad av att jobba på att förbättra er verksamhet? Kontakta oss idag så kan vi diskutera en lösning som passar er.
