En processkartläggning, som identifierar företagets processer, kan bidra till betydande verksamhetsförbättringar. Förbättringar som bland annat kan leda till kortare ledtider, snabbare kundrespons, engagerade medarbetare och bättre lönsamhet. En processkartläggning hjälper er även att:
- Se verksamheten ur kundens perspektiv
- Skapa en helhetsförståelse för vad som görs i organisationen
- Tydliggöra hur organisationens olika delar samverkar
För att lyckas med en processkartläggning krävs en lyhörd, snabb och flexibel organisation. Det innebär ledningens stöd och medarbetarnas engagemang. Här ger vi dig och ditt företag tips på hur ni kan gå tillväga för att effektivisera era processer.
Företag är uppbyggda av olika enheter. Varje enhet har vanligtvis ett resultat- eller kostnadsansvar och strävar därför efter att optimera sin del av verksamheten – något som sällan gagnar företaget som helhet. De olika enheterna har dessutom ofta dålig koll på vad som sker hos varandra. Det gör att effektivitetsförluster uppstår vid olika överlämningspunkter inom verksamheten. Genom att organisera företaget utifrån ett processynsätt kan flera förbättringar göras.
Kunden som utgångspunkt vid en processkartläggning
Vid en processkartläggning är det viktigt att tänka utifrån kundperspektivet och verkligen fundera på vad vi (företaget) gör som skapar mervärde för betalande kunder. Med denna utgångspunkt är det sedan möjligt eliminera de steg som inte leder till direkt kundnytta.
En process kan därmed beskrivas som: aktiviteter som adderar kundvärde.
En summerad och förenklad illustration av en process – det vi gör, som adderar kundvärde
Inför en processkartläggning är det därmed bra att besvara följande tre övergripande frågor:
- Vilka är våra kunder?
- Vilket värde adderar vi till våra kunders verksamhet?
- Hur ska vi arbeta för att uppfylla våra kunders behov och önskemål?
Definiera vilka processer som finns i en verksamhet
Processer eller aktiviteter finns på flera olika nivåer och delar i en verksamhet. Med kunden som utgångspunkt vid en processkartläggning, brukar det refereras till tre olika typer av processer i en verksamhet:
- Huvudprocesser eller kärnprocesser – de processer som levererar direkt kundnytta
- Stödprocesser – de processer som stödjer leverans till kunden
- Ledningsprocesser – de processer som navigerar och styr verksamheten
Alla är viktiga för verksamheten och bör analyseras vid en processkartläggning. Genom att titta på såväl huvudprocesser som stöd- och ledningsprocesser ges du en övergripande helhetsbild över vilka processer som finns inom verksamheten. Ingen process är viktigare än den andra, utan samtliga behövs för att verksamheten ska gå ihop. Med dessa tre typer av processer, blir det samtidigt enklare att definiera överlämningar och kopplingar mellan de olika processerna.
Bestäm vilken nivå processkartläggningen ska utföras på
Det är även viktigt att bestämma vilken nivå processkartläggningen ska utföras på. Ska den endast göras på en övergripande nivå eller en mer detaljerad nivå för att beskriva arbetsrutiner? Försök förenkla så mycket som möjligt för att tydliggöra helheten i verksamheten och stanna där du anser att det blir för detaljerat. Processer är till för att hjälpa verksamheten att skapa samsyn, och blir det för detaljerat riskerar vi att tappa helhetsförståelsen.
Föreställ dig att du betraktar verksamheten från fyra olika höjdnivåer.
Nivå 1: Börja kartläggningen på 10 000 meters höjd genom att synliggöra verksamhetens huvudprocesser på en konceptuell nivå – tex. marknadsföra våra produkter.
Nivå 2: Ta dig därefter ned på 5 000 meters höjd för att se byggstenarna i varje huvudprocess samt hur de länkas ihop i ett arbetsflöde – tex. leverera marknadsföringsmaterial till försäljning.
Maximera din affärspotential
Nå framgång med strategisk affärsutveckling
Söker du nya vägar för tillväxt och konkurrenskraft? Vår expertis inom strategisk affärsutveckling ger dig de verktyg och perspektiv som behövs för att effektivt förändra och förbättra din verksamhet.
Exempel på processer nivå 2, där två huvudprocesser bryts ner i konkreta underprocesser
Nivå 3 och Nivå 4: Vid 2 500 meters höjd bryts varje delprocess ned i aktiviteter för att se vilka som utför de olika aktiviteterna, och väl nere på marknivå kan tydliga arbetsrutiner för varje aktivitet utformas.
Processer bör klargöras på nivå 1 och 2. Vid nivå 3 och 4, kan det bli för detaljerat. Däremot kan enstaka processer ha behov utav att fastställa aktiviteter och arbetsrutiner.
Beskriv processer med hjälp av verb och inputs/outputs med hjälp av substantiv
Taxonomi är av yttersta vikt vid en processkartläggning, för att tydliggöra benämningar och definitioner som förenklar för verksamheten. En process är ett aktivt och engagerande ord, och bör därmed beskrivas som ett verb – någonting vi gör. När en process behöver en input, eller genererar en output, så bör dessa beskrivas som substantiv. På detta sätt blir det enklare för varje medarbetare att förstå vad som faktiskt utförs på företaget, vad man behöver som input, och vilken output som genereras.
Processkartläggning och ständiga förbättringar
En processkartläggning av ett medelstort företag brukar ta mellan tre och nio månader att genomföra. Ofta identifieras huvud- och delprocesser av ett företags ledning. Därefter involveras flera nyckelpersoner för att underlätta förankringen av de nya rutinerna.
På så sätt utvecklas även medarbetarnas kompetenser och en plattform för kontinuerligt förbättringsarbete skapas. Undvik att utföra ett processprojekt i silos eller på en viss nivå av verksamheten utan involvering. Då tenderar projekten att fallera och företag kan fastna med sina processprojekt i flera månader – eller till och med år.
